Amsterdam UMC
Werken bij Amsterdam UMC
Managementassistent Facilitaire dienst
Ben jij de toekomstige managementassistent van de Facilitaire dienst binnen Amsterdam UMC?
- Aantal uur: 36 uur per week
- Werklocatie: Beide locaties Amsterdam UMC
- Contractvorm: bepaalde tijd met uitzicht op vast
- Salaris: € 2.932 - € 3.923
- Reageer tot en met: 20 mei 2024
Solliciteer direct Reageer binnen 5 dag(en)
Wat ga je doen?
Als managementassistent bij de Facilitaire dienst van Amsterdam UMC ben jij de onmisbare schakel in het reilen en zeilen van onze afdeling. Als tweede geheugen van de clustermanager en met ogen en oren wijd open, zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt.
Je takenpakket? Dat is als een kleurrijk palet:
- Planning en verslaglegging van interne overleggen op cluster management team niveau: Jij bent de spin in het web bij de organisatie van interne overleggen binnen het cluster management team. Je zorgt niet alleen voor een gestroomlijnde planning, maar ook voor nauwkeurige verslaglegging. Daarnaast coördineer je de actiepunten die voortkomen uit deze overleggen.
- Agendabeheer van de clustermanager: Als agenda-goeroe bewaak je de agenda van de clustermanager. Geen dubbele boekingen of vergeten afspraken onder jouw waakzame oog!
- Administratieve afhandeling van cluster gerelateerde zaken: Jij bent de administratieve duizendpoot die zich bezighoudt met indiensttreding van nieuwe medewerkers, gast-toelatingen en het bijhouden van autorisaties. Alles moet op rolletjes lopen!
- Zelfstandig organiseren van bijeenkomsten: Of het nu gaat om een vergadering, een brainstormsessie of een teambuildingactiviteit, jij regelt het tot in de puntjes.
- Overige secretariële en administratieve werkzaamheden: Denk aan correspondentie, archivering, en andere dagelijkse taken die jouw expertise vereisen.
- Waarneming van collega managementassistenten bij afwezigheid: Als lid van het team management ondersteuning zijn wij backup om de boel draaiende te houden als een collega afwezig is.
Vragen over deze functie?
Wat neem je mee?
- HBO werk- en denkniveau en relevante werkervaring: Je hebt een stevige basis in secretariële taken en/of ervaring in een soortgelijke functie. Dit vormt het fundament waarop je verder bouwt.
- Digitale systemen expertise: Office365, Teams, Sharepoint, jij kent ze als je broekzak! Je navigeert moeiteloos door deze digitale landschappen en weet complex agendabeheer tot een kunst te verheffen.
- Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal: Je communiceert helder en effectief, zowel mondeling als schriftelijk.
- Stevig in je schoenen: In een dynamische omgeving voel jij je als een vis in het water. Je bent flexibel, probleemoplossend, en laat je niet snel uit het veld slaan.
- Contactuele vaardigheden en gevoel voor verhoudingen: Je beweegt soepel tussen verschillende lagen in de organisatie. Je begrijpt de dynamiek en weet hoe je met tact en empathie kunt communiceren.
- Proactief, accuraat en stressbestendig: Prioriteiten stellen? Initiatief nemen? Multitasken? Jij doet het met flair.
- Passie voor coördinatie en ondersteuning: Het ondersteunen van projecten en bijeenkomsten geeft jou energie. Je bent een kei in het bewaren van overzicht en structuur.
- Teamplayer: Samenwerken zit in je DNA. Je weet dat je samen verder komt dan alleen.
- Integriteit: Voor jou is eerlijkheid en betrouwbaarheid vanzelfsprekend. Je handelt integer en met respect voor anderen.
Wat bieden we jou?
- Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
- Inschaling in salarisschaal 7: € 2.932 tot € 3.923 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag. Bereken hier jouw netto salaris.
- Gratis en onbeperkt toegang tot onze online leeromgeving GoodHabitz.
- Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
- Een (gedeeltelijke) vergoeding van je OV-reiskosten. Kom je liever op de fiets? Dan hebben we een goede fietsregeling.
- Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.
Waar ga je werken?
Welkom bij de Facilitaire dienst (FD) van Amsterdam UMC!
Bij ons staat één missie centraal: met enthousiasme en gastvrijheid de zorg ondersteunen. We zijn als een goed geoliede machine die achter de schermen draait, zodat medewerkers zich volledig kunnen richten op zorg, onderwijs en onderzoek.
Logistiek, Eten en Drinken, Schoonmaak, Publieksservice en Beveiliging zijn de kerngebieden waarin we excelleren.
Met zo’n 700 toegewijde medewerkers vormen we een hecht team. Samen zorgen we ervoor dat alle ondersteunende processen soepel verlopen.
Fusie in 2018: De samenvoeging van de facilitaire diensten van de locaties AMC en VUmc heeft geleid tot één krachtige entiteit: Facilitaire dienst Amsterdam UMC. Het nieuwe organogram is als een goed georkestreerd symfonie: vier clusters die naadloos samenwerken:
- Supply Chain: Achter de schermen zorgen we ervoor dat alles op rolletjes loopt. Van voorraadbeheer tot efficiënte distributie, we regelen het.
- Zorgondersteuning: Hier komt alles samen om de zorg te faciliteren.
- Services & Veiligheid: Bezoekers worden met open armen ontvangen. We staan klaar om vragen te beantwoorden en te assisteren. Veiligheid staat voorop. Onze beveiligingsmedewerkers houden een oogje in het zeil.
- Staf & Projecten: De denkers en doeners die de koers uitzetten.
En dan hebben we nog Finance, rechtstreeks onder de directeur. De financiële backbone van onze dienst.
Team Managementondersteuning: Dit team van vier enthousiaste en gedreven professionals is als een goed geoliede machine. Zelfstandig voeren ze hun werk uit, met oog voor detail en een flinke dosis proactiviteit.
De cultuur is open en de samenwerking over het algemeen laagdrempelig. Bovendien streven we naar gelijke kansen voor iedereen. Dat betekent dat er ruimte is voor een ieders cultuur, afkomst, ideeën en creativiteit. Bekijk onze aanpak omtrent diversiteit en inclusie.
Wat kun je verwachten?
Een baan in onze prachtige hoofdstad
Werken bij dé favoriete werkgever in de zorg (intermediair 2021)
Alle collega's hebben hetzelfde doel: bijdragen aan de zorg voor morgen
Er is ruimte voor ontplooiing, verdieping en verbreding van je kennis
Een actieve personeelsvereniging die leuke activiteiten organiseert en korting op producten en diensten voor jou regelt
Amsterdam UMC innoveert continu, dat vraagt om een flexibele instelling van iedereen
Twee grote locaties, goed voor je stappenteller!
Je hebt meer dan 19000 collega’s die je niet allemaal persoonlijk zult leren kennen
Het verhaal van Amsterdam UMC Bekijk de video’s en leer meer over onze organisatie
Tulp
Verpleegkundige visie
Laten we kennis maken
Klinkt dit als een uitdaging waar jij je tanden in wilt zetten? We kijken ernaar uit om je te verwelkomen in ons team!
Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Marie-Christine van der Meer, Managementassistent directeur Facilitaire dienst via 06-10669785 of mc.vdmeer@amsterdamumc.nl.
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl.
Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.
Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.