Secretaresse (v/m/x) afdeling Public & Occupational Health

Intro

Ben jij een goed georganiseerde en proactieve secretaresse met oog voor detail? Wil je graag deel uitmaken van zowel het algemene als het onderwijssecretariaat van de afdeling Public and Occupational Health (POH) van Amsterdam UMC? Dan is deze functie iets voor jou!

Wat ga je doen?

Als secretaresse ben je een belangrijke spil binnen de afdeling Public and Occupational Health (POH) en maak je onderdeel uit van zowel het algemene secretariaat als het onderwijssecretariaat. Je werkzaamheden variëren van administratieve en organisatorische taken en het ondersteunen van de dagelijkse gang van zaken binnen de afdeling tot het faciliteren van onderwijsactiviteiten van de afdeling. Je werkt hierbij nauw samen met diverse collega’s en zorgt er samen met hen voor dat het secretariaat goed functioneert. 

Hierbij kun je denken aan de volgende werkzaamheden:  

• Algemene secretariële, logistieke en administratieve taken: beheren van inkomende post en telefonie, ontvangen van bezoekers, beheren van agenda’s (o.a. van hoogleraren), ondersteunen bij het opstellen van documenten, en het organiseren van vergaderingen en evenementen. Daarnaast ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor bijvoorbeeld een correcte ziekteregistratie en het beheer van archieven en andere gegevens. 

• Onderwijssecretariaat: ondersteunen van onderwijscoördinatoren en docenten, zoals het invullen van roosters op basis van beschikbaarheid van docenten, organiseren van onderwijsseminars, bijhouden en controleren van overzichten ten behoeve van de onderwijsbegroting en het bijhouden van studenteninformatie op digitale platforms zoals Canvas. 

Wat neem je mee?

Wij zoeken een enthousiaste collega die de volgende kennis en ervaring met zich meebrengt: 

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve en organisatorische werkzaamheden, bij voorkeur in een onderwijs- of gezondheidszorginstelling.
• Communicatief vaardig in zowel Nederlands als Engels.
• Proactief, sociaal en flexibel, en goed kunnen werken in een dynamische omgeving.
• Goed kunnen omgaan met digitale systemen en platforms zoals Microsoft Office.
• In staat om zelfstandig te werken, maar ook in teamverband. 

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: €2.932 tot €3.923 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie uren: 186,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot onze online leeromgeving GoodHabitz.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.
• Hybride werken behoort tot de mogelijkheden.
• De werklocatie is verdeeld over de VUmc- en AMC-locaties van Amsterdam UMC.
• De startdatum is in overleg.

Waar ga je werken?

De afdeling Public and Occupational Health (POH) richt zich op onderzoek en onderwijs binnen het vakgebied van de sociale geneeskunde. De afdeling is hoofdzakelijk gehuisvest op de VUmc-locatie van Amsterdam UMC, met een klein deel van de afdeling op de AMC-locatie, vanwege het onderwijs en de patiëntenzorg die daar plaatsvinden. De afdeling levert een belangrijke bijdrage aan de bachelor- en masteropleiding Geneeskunde van de VU en UvA, evenals aan de opleiding Gezondheidswetenschappen aan de VU. Een aanzienlijk deel van het onderwijs wordt gegeven in kleinschalige, interactieve onderwijsgroepen. 

De afdelingsondersteuning bestaat uit een algemeen secretariaat, een onderwijssecretariaat en managementassistentie. Op het algemene secretariaat werken twee medewerkers die zich voornamelijk richten op de administratieve en organisatorische taken van de afdeling. Het onderwijssecretariaat wordt momenteel bemenst door drie medewerkers, die zich volledig op onderwijstaken concentreren. Jij vervangt één van de medewerkers in het onderwijssecretariaat, die met pensioen gaat, en wordt de derde medewerker in dit team. In jouw rol zal je zowel op het algemene secretariaat als op het onderwijssecretariaat werken, waarbij je taken op beide gebieden vervult. Je zult nauw samenwerken met zowel je collega's van het onderwijssecretariaat als de medewerkers van het algemene secretariaat, en je werkt ook samen met de managementassistent van de afdeling. Er zal een uitgebreide inwerkperiode voor jou zijn om  goed wegwijs te worden in de werkzaamheden en processen binnen de afdeling. 

Op onze afdeling heerst een open en ondersteunende sfeer, waar wetenschappelijk personeel altijd weet waar ze terecht kunnen voor praktische hulp en advies. We zorgen voor een prettige werk- en leeromgeving met duidelijke communicatie en een gastvrije uitstraling. Humor, kwaliteit en loyaliteit zijn voor ons belangrijk. 

De eerste ronde sollicitatiegesprekken staat gepland op de ochtend van 15 januari 2025, locatie VUmc. Wij vragen je om hier alvast rekening mee te houden. 

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Dionne Kringos, plaatsvervangend afdelingshoofd via d.s.kringos@amsterdamumc.nl.   

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment Adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl. 

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Lees hier wat dit inhoudt. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). 

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.