Coördinator ondersteunende taken en kwaliteit onderhoud

Waar ga je werken?

Om als groot topklinisch ziekenhuis steeds de beste zorg te kunnen bieden heb je, naast deskundige medewerkers, ook gebouwen nodig die voldoen aan onze standaard. Als ziekenhuis moeten we immers 24/7 kunnen vertrouwen op onze gebouwen en alle techniek en technologie die daarin voor ons werkt. De afdeling Gebouwbeheer voert de regie op de functionele instandhouding en noodzakelijke aanpassingen van de werkomgeving, zodat de organisatie optimaal gebruik kan maken van gebouwen, terreinen, gebouw-gebonden technische voorzieningen en technisch equipment. Om dit optimaal te kunnen doen hebben we verschillende teams: Projecten, Huisvesting, Finance en Advies & Beheer. De teamleiders vormen, samen met de manager van de afdeling Gebouwbeheer het managementteam. De sfeer binnen de afdeling is heel goed. We hebben plezier en aandacht voor elkaar, zorgen er samen voor dat we ondersteunend zijn aan de organisatie en dat we oog hebben voor het continu verbeteren van onze dienstverlening. 
Voor het team Huisvesting zijn we op zoek naar een Coördinator ondersteunende taken en kwaliteit onderhoud.

Wat ga je doen?

Als coördinator ben je werkzaam binnen het team Huisvesting. De functie betreft hoofzakelijk de coördinatie op volgende 3 onderwerpen:

Woonstoffering
Jaarlijks is er een budget beschikbaar voor het onderhoud en vervangen van vloer en -raambekleding. Door de vloeren en raambekleding te (laten) schouwen bepaalt de coördinator het vervangingsmoment en (uitvoering)volgorde van de verschillende vloeren en/of raambekleding. Deze werkzaamheden worden vervolgens in overleg met de zorg, met minimale overlast, ingepland en uitgevoerd. Naast deze coördinatie vindt er veel afstemming plaats met afdeling Schoonmaak, aangezien er een direct verband is tussen het schoonmaakonderhoud en de levensduur van bijvoorbeeld de vloeren.

Bewegwijzering
Isala heeft vele locaties, met diverse gebouwen en verdiepingen. Duidelijke en consistente bewegwijzering is erg van belang. De patiënten en bezoekers volgen de routes, die aangelegd zijn volgens vaste uitgangspunten. Dat verloopt bijvoorbeeld van de informatie die de patiënt thuiskrijgt tot en met het bordje naast de deur van de spreekkamer. Vragen over aanpassingen, of toevoegingen pak je zelfstandig op, beoordeling van deze wensen ligt dan ook bij jou om te toetsten aan onze kaders. Uitvoering gebeurt in samenspraak met de medewerkers van Drukwerkbeheer en desbetreffende leveranciers.

Ongediertebestrijding
In een ziekenhuis is een schone en nette omgeving erg belangrijk. Ongedierte kan grote gevolgen hebben voor diverse processen en gezondheid van de patiënt. Samen met onze vaste leverancier zijn er op alle locaties beheersplannen om het ongedierte te bestrijden. De leverancier loopt periodieke inspectierondes en brengt diverse adviezen uit. Die moeten beoordeeld en eventueel uitgevoerd worden. Soms komt het aan op aanspreken van de diverse collega’s met betrekking tot houding en gedrag, volle prullenbakken en voedsel trekt bijvoorbeeld ongedierte aan.

Binnen de functie van coördinator ben je inhoudelijk beleidsverantwoordelijk en je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van onder andere onderstaande taken:

• Het afstemmen met klanten over hun KWIS (klacht, wens informatie, storing)-meldingen.
• Het zorgdragen voor uitvoeringsplanning met zo weinig mogelijke hinder voor de zorg.
• Het schouwen en beoordelen van de staat waarin een vloer verkeert.
• Het uitbrengen/beoordelen adviezen welk type vloer en/of raambekleding in welke ruimte geschikt is.
• Het uitbrengen advies hoe een vloer onderhouden moet worden.
• Het zorgdragen voor alle uitvoeringsaspecten die komen kijken bij het vervangen van een vloer en/of raambedekking.
• Het uitbrengen advies hoe een vloer onderhouden moet worden.
• Het uitwerken van de vragen voor bewegwijzering en toetsen of deze binnen de kaders past.
• Het afstemmen met de afdeling Drukwerkbeheer, of externe leveranciers voor de opmaak van de bewegwijzering.
• Het aanbrengen van ruimtebordjes, stickers, e.d.
• Het zorg dragen voor de uitvoering van de aanpassing in de bewegwijzering door derden.
• Het bijhouden van de adviezen in het portaal van de leverancier van de ongediertebestrijding en eventuele vervolgacties uitzetten.
• Opvolgen van meldingen van ongedierte die de klant maakt via Ultimo (onderzoeken wat de oorzaak kan zijn en eventueel advies inschakelen van de vaste leverancier, of huismeesters).

Op tactisch niveau is de senior-adviseur Huisvesting eindverantwoordelijk voor de uitvoer van de taken. Daarnaast zijn ook naaste collega’s beschikbaar voor advies, het betreft een nauwe samenwerking in de keten. Je bent leading op je aandachtsgebieden en je voert alle hierbij behorende taken zelfstandig uit.

Wij zijn op zoek naar iemand die het leuk vindt om ‘eigenaarschap’ te pakken. Je stelt voor je aandachtsgebieden de kaders op en past deze in de praktijk ook toe samen met de verschillende toeleveranciers.

Je voelt je thuis in een grote organisatie waar de weg om te krijgen wat je wilt soms lang kan zijn. Je laat je hierdoor niet uit het veld slaan en je houdt ervan om contact te hebben met veel verschillende afdelingen en functies binnen het ziekenhuis en bij de externe leveranciers. Je werkt over alle locaties, maar locatie Zwolle zal de hoofdlocatie zijn.

De vragen die binnenkomen kenmerken zich doordat er achter een wens of actie meestal veel meer werk wegkomt dan in eerste instantie gedacht. Een geschikte kandidaat kan de te zetten stappen overzien, in beeld houden en binnen een realistisch tijdsbestek en kosten afhandelen. Je kan je focus behouden en laat je niet te veel afleiden door de dagelijkse hoeveelheid aan vragen die op je af komen. Je kan prioriteiten stellen en je werk hierop plannen. Je bent duidelijk in je communicatie naar anderen en komt je afspraken na.

Je weet ook de kaders en uitgangspunten aan te geven en goed onderbouwd afspraken te verdedigen. Ook denk je actief mee in de demarcatie tussen de verschillende belanghebbenden en verbeteringen in de werkwijzen.

Het betreft een functie voor 36 uur in de week. De verdeling van het aantal uren over de werkweek is ter nadere afstemming.

Wie ben je en wat breng je mee?

• Je hebt een relevante afgeronde opleiding op tenminste MBO-niveau 4.
• Je beschikt over relevante en aantoonbare kennis en ervaring m.b.t. de genoemde aandachtsgebieden.
• Je bent in staat om met je ervaring een professionele relatie te onderhouden met externe leveranciers, waarbij je belangen van het ziekenhuis goed weet te behartigen.
• Je bent in staat om met je ervaring een professionele relatie op te bouwen met diverse interne afdelingen.
• Je bent in staat te adviseren in een situatie waarbij sprake kan zijn van tegenstrijdige belangen.
• Je bent fysiek in staat om lange afstanden af te leggen voor de inspecties, gesprekken met aanvragers en uitvoering van werkzaamheden.
• Je communiceert helder en vraagt door, met als doel de benodigde informatie te verkrijgen om gedegen te kunnen adviseren. Je kunt met veel verschillende mensen en partijen samenwerken en afstemmen en je bent in staat toelichting en instructies zo te geven, dat deze begrijpelijk zijn voor verschillende doelgroepen.

Wat bieden wij?

• Wij bieden je een uitdagende baan in een maatschappelijk betrokken werkomgeving, waar je alle ruimte krijgt om een professionele bijdrage te leveren;
• In eerste instantie krijg je een aanstelling voor een jaar, voor 36 uur per week. We hebben de intentie dit dienstverband na een jaar om te zetten in een dienstverband voor onbepaalde tijd als deze wens van beide kanten bestaat;
• De functie is ingedeeld in FWG 40 volgens Cao Ziekenhuizen met een huidig maximumsalaris van € 3.658,00 bruto per maand bij een volledig dienstverband (36 uur per week). Inschaling vindt plaats aan de hand vande kennis en relevante werkervaring die jij meebrengt.
• De pensioenregeling is aangesloten bij pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Isala biedt nog meer goede secundaire arbeidsvoorwaarden (waaronder een thuiswerkregeling) en ook hebben we in het programma "Sterk & Fit" een uitgebreid aanbod van trainingen en workshops om fit te blijven en met plezier je werk te doen.

Wil je meer weten?

Heb je na het lezen van de vacaturetekst nog vragen? Neem dan gerust contact op met Marjan Kramer en/of Jochem Pluijmackers, respectievelijk teamleider Huisvesting en manager Gebouwbeheer op telefoonnummer contactinformatie . Zij staan je graag te woord.

Solliciteren kan uitsluitend via de sollicitatiebutton.