Stafsecretaresse afdeling Pathologie

Intro

Ben jij altijd precies op de hoogte van wat er speelt? Zet jij graag de puntjes op de i en weet je prioriteiten te stellen? Zorg je er graag voor dat een ander zijn of haar werk nóg beter kan doen? Word dan onze nieuwe stafsecretaresse op de afdeling Pathologie!

Wat ga je doen?

Voorbereiding en organisatie zijn voor jou als secretaresse vertrouwde kerntaken. Bij Amsterdam UMC voegen we daar een complexe omgeving aan toe, waarin altijd wel iets verandert. Zorg is immers altijd in beweging.

In deze rol zit je in het hart van de afdeling en ondersteun je de gehele staf. Als stafsecretaresse voer je alle voorkomende werkzaamheden uit om de staf optimaal te ondersteunen. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Secretariële ondersteuning; bijhouden mailbox, agendabeheer, voorbereiden vergaderingen, notuleren, opvolging van besluiten, etc.
• Bijhouden en opnieuw inrichten van de website en onze SharePoint.
• (Mede) organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Ondersteuning bieden bij facturering en diverse andere taken.
• Signaleren en waar mogelijk oplossen van knelpunten in afhandeling, informatievoorziening, procesgang, etc.
• Collega’s vervangen bij afwezigheid.

Je werkt nauw samen met je collega’s van het stafsecretariaat en diverse stafleden. In drukke periodes weet jij altijd het hoofd koel te houden. Je neemt waar nodig initiatief en kunt snel schakelen. Een echte duizendpoot dus!

Wat neem je mee?

• MBO/HBO werk- en denkniveau en aantoonbare, relevante secretariële werkervaring.
• Goede communicatieve vaardigheden (Nederlands en Engels).
• Goede ICT vaardigheden; MS Office, SharePoint en digitaal werken zijn voor jou geen probleem. Dit is van belang i.v.m. het bijhouden en inrichten van onze website en SharePoint.
• Kennis van medische terminologie is een pré.
• Je kunt goed organiseren, prioriteiten stellen en je bent creatief in het vinden van oplossingen.
• Energie en enthousiasme waarmee jij ad hoc werk het hoofd biedt en met plezier die extra stap zet.
• Goede contactuele eigenschappen, je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen.
• Teamspirit en zelfstandigheid. Jij werkt graag samen, maar ook goed alleen. Daarnaast ben je ook flexibel, zowel in werkplek als het ondersteunen en werk overnemen van collega's.
• Nauwkeurig, accuraat en kwaliteitsgericht. Je kunt planmatig werken, bent secuur, werkt zorgvuldig en wil graag kwaliteit leveren. Daarnaast heb je wel een hoog werktempo en ben je stressbestendig.
• Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk.

Wat bieden we jou?

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 2.932 tot € 3.923 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 186,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar ga je werken?

De afdeling Pathologie van Amsterdam UMC levert naast dagelijkse diagnostiek een belangrijke bijdrage aan onderwijs, opleiding en onderzoek. De afdeling maakt onderdeel uit van de Divisie Laboratoria.

Bij het stafsecretariaat worden administratieve en secretariële taken verricht om de afdeling goed te ondersteunen. De afdeling is een dynamische werkplek. Het secretariaatsteam bestaat uit 6 medewerkers die verdeeld zijn over beide locaties (AMC en VUmc). Als stafsecretaresse zal je op beide locaties van Amsterdam UMC werkzaam zijn. Iedere secretaresse heeft een eigen aandachtsgebied. Daarnaast hebben we als doel samen de gehele afdeling te ondersteunen. Het is dan ook vanzelfsprekend dat taken en verantwoordelijkheden indien nodig van elkaar worden overgenomen.

De sluitingsdatum voor deze vacature is vrijdag 15 november 2024. De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op dinsdag 26 november 2024. Wij willen je vragen hier alvast rekening mee te houden. 

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Annemarie Griffioen, teamleider van het stafsecretariaat, via 06–27172150 of a.griffioen1@amsterdamumc.nl. 

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, recruitment adviseur, via 06-21909282 of c.s.veen@amsterdamumc.nl.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Lees hier wat dit inhoudt. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag).

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.