Administratief medewerker Bedrijfsvoering

Ben jij een zelfstandige, accurate, positieve en betrokken administratief medewerker met mbo+-werk- en -denkniveau? Dan zijn wij op zoek naar jou voor deze mooie functie binnen het dynamische team van bedrijfsvoering van de apotheek.

Dit ga je doen

Samen met jouw collega’s van bedrijfsvoering van de apotheek ben je verantwoordelijk voor een tijdige facturatie en administratieve afhandeling voor de subafdeling Klinisch Geneesmiddelenonderzoek (KGO).  Onder jouw werkzaamheden vallen onder andere:

• Het verwerken en boeken van facturen rondom geneesmiddelen onderzoek;
• Afhandeling van e-mails en telefoon van interne- en externe stakeholders;
• Contractbeheer;
• Bijhouden van onderzoekdossiers; en
• Diverse administratieve taken rondom geneesmiddelenonderzoek.

Hier ga je werken

Meer dan 300 medewerkers van de apotheek van het UMC Utrecht leveren dagelijks met veel inzet en enthousiasme hun deskundige bijdrage aan de geneesmiddelenzorg van de patiënt. Waardevol én grensverleggend; dat is de farmaceutische zorg die de apotheek wil bieden.

De apotheek is verantwoordelijk voor het medicatiebeleid in het ziekenhuis en staat voor toonaangevende ziekenhuisfarmacie betreffende patiënt- en productgerichte zorg, onderzoek, onderwijs en opleiding. De apotheek bestaat uit de subafdelingen Klinische Farmacie, Poliklinische Apotheek, Bereidingen, Geneesmiddelenlogistiek, Celtherapie Faciliteit, Veiligheid & Kwaliteit, Bedrijfsvoering en Onderzoek, Onderwijs & Opleiding.

KGO valt onder de subafdeling Onderzoek, Onderwijs & Opleiding en maakt het onderzoek naar geneesmiddelen mogelijk. Zij zorgen voor de logistiek, voorraad en de uitgifte van studiemedicatie. Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de financiële stromen binnen de apotheek en zorgt dat de werkzaamheden van KGO gefactureerd worden en er geld binnen blijft komen om deze essentiële werkzaamheden uit te kunnen blijven voeren.

Dit neem je mee

• Je hebt een mbo-diploma in een relevant vakgebied.
• Je hebt ervaring als financieel administratief medewerker.
• Je kunt werken met het reguliere Office programma’s, zoals Excel.
• Kennis van de (ziekenhuis)apotheek/ zorgadministratie is een pre.
• Kennis van Chipsoft-HiX, andere apotheekinformatiesystemen en/of SAP is een pre.
• Je bent gestructureerd, flexibel, betrokken en kan nauwkeurig en zelfstandig werken.
• Jij houdt ten allen tijde overzicht en houdt deadlines scherp in de gaten.
• Je bent in staat te schakelen tussen de teams van KGO en bedrijfsvoering en signaleert knelpunten tijdig. 
• Je bent open, dienstbaar en gericht op continu verbeteren. 
• Je schroomt niet om feedback te geven én te ontvangen.  

Het is verder belangrijk dat je jouw collega’s en stakeholders op een passende wijze vriendelijk te woord staat. Je bent integer en gewend om te werken met vertrouwelijke gegevens. Je schakelt soepel tussen de verschillende werkzaamheden, bent stressbestendig en kan goed het overzicht bewaren. Je hebt humor en werkt graag samen. Het is een vereiste dat je zowel de Nederlandse als Engelse taal goed beheerst. 

Wij geloven in de kracht van een divers team waarin ruimte is voor verschillende expertises, sociale en culturele achtergronden. 

De vacature staat gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid verdienen interne kandidaat voorrang.

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 2.599 en € 3.571 bruto per maand (schaal 6), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur). 
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Cao salarisverhoging van 3% vanaf 1 juli 2025. 
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%. 
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie. 
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto). 
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen. 
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.