Assistent stagecoördinator Huisartsopleiding

Huisartsopleiding Utrecht zoekt een assistent stagecoördinator voor 20-22 uur per week, die de manager opleiding jaar 2 assisteert en verantwoordelijk is voor de continuïteit en kwaliteit van de stageplanning in het tweede opleidingsjaar.

Dit ga je doen

Het betreft een administratieve functie in een dynamische werkomgeving waar een beroep wordt gedaan op organisatietalent, het snel kunnen schakelen en accuratesse. Je maakt onderdeel uit van het team coördinatie (stage-)opleiders, dat gevormd wordt door jou en twee assistent-opleiders; ieder teamlid heeft zijn eigen taak en gezamenlijk is het team verantwoordelijk voor de optimalisering van de organisatorische processen rondom (stage-)opleiders. Bij piekmomenten ondersteunen jullie elkaar én jullie zorgen voor continuïteit door werkzaamheden van elkaar over te nemen bij ziekte en/of vakantie.

Je kerntaken zijn: zorgen voor een passende koppeling van tweedejaars aios en hun stageplek en het verzorgen van communicatie daarover. Je houdt de beschikbaarheid van stage-instellingen en de status van hun erkenning bij en je zorgt ervoor dat alle stageleerwerkplannen actueel zijn. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de stageplek, plant - in het kader van onze kwaliteitscyclus - stagebezoeken in en handelt de uitkomsten hiervan administratief af. Ook registreer je de opleidingstrajecten van de aios, waarbij je proactief meedenkt bij afwijkende trajecten door bijv. zwangerschap of ziekte. Verder verstrek je, samen met de staffunctionaris vrijstellingen, informatie over vrijstellingen voor stages in het tweede opleidingsjaar en handel je de aanvragen voor vrijstellingen administratief af.

Als assistent stagecoördinator werk je nauw samen met de manager opleiding, de stagecoördinatoren en de secretaresse onderwijs van jaar 2. Je bent niet alleen uitvoerend bezig, maar denkt ook mee over een adequate organisatie. Je hebt contacten met zowel de medeondersteuners, de managers opleiding van alle opleidingsjaren en de docenten, als met de aios, stage-instellingen, de stage-coördinatoren en de staffunctionaris vrijstellingen. Daarnaast heb je contact met externe instanties die door regelgeving invloed uitoefenen op de opleiding.

Hier ga je werken

Huisartsopleiding Utrecht is een onderdeel van het Julius Centrum, een divisie van het UMC Utrecht. De huisartsopleiding hecht veel waarde aan goed georganiseerd en enthousiast onderwijs in het basiscurriculum, de vervolgopleiding en het postacademisch onderwijs. Doel is gemotiveerde huisartsen in opleiding te krijgen en goede huisartsen af te leveren.

Door het College voor Accreditatie Huisartsen (CvAH) wordt de huisartsopleiding Utrecht goed en positief beoordeeld. Vooral over de kwaliteit van de organisatie wordt waardering uitgesproken.

De huisartsopleiding is een driejarige opleiding na het behalen van het artsexamen. De opleiding is sterk praktijkgericht. In het eerste en derde jaar lopen de artsen in opleiding tot specialist (aios) stage in een huisartspraktijk. Hier staat het individuele leertraject centraal. In het tweede jaar wordt stage gelopen bij ziekenhuizen, GGZ-instellingen en verpleeghuizen. Als Utrechtse huisartsopleiding leiden we jaarlijks circa 300 huisartsen op en we hebben ongeveer 85 medewerkers. De opleiding is gevestigd in een monumentaal pand aan het Broederplein, naast Slot Zeist. 

Dit neem je mee

• MBO/HBO werk- en denkniveau met enige jaren ervaring in een soortgelijke functie; affiniteit met onderwijs en planning is een pré.
• Beschikbaarheid van 20-22 uur per week (werkdagen: in ieder geval dinsdag en woensdag de hele dag en donderdag 4-6 uur).
• Zelfstandig kunnen werken, goed kunnen anticiperen op veranderingen en in staat zijn om in te schatten wat deze veranderingen betekenen voor de uitvoering van je werkzaamheden.
• uitstekende computervaardigheden: onder andere parate kennis van MS Office en de bereidheid je te verdiepen in het werken met het koppelingssysteem Matchmaker, een elektronische leeromgeving, een elektronisch portfoliosysteem en het softwareprogramma Family.
• De bereidheid om (indien nodig) cursussen te volgen.
• De bereidheid je te verdiepen in onderwerpen binnen je taakgebied.
• Flexibiliteit, stressbestendigheid en accuratesse.
• Ervaring met plannen en organiseren.
• Een pragmatische, tactvolle en discrete instelling.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Sollicitatie

Graag ontvangen wij vóór 3 februari a.s. jouw motivatiebrief en cv, ter attentie van: de heer M. van Dijk, officemanager

Inlichtingen:

Wil je meer weten over de functie, dan kun je contact opnemen met de heer M. van Dijk, officemanager, via telefoon: contactinformatie of e-mail: [email protected]

Dit bieden we jou

• Een salaris tussen de € 2932 en € 3923 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur). 
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• Cao salarisverhoging van 3% vanaf 1 juli 2025. 
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%. 
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie. 
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto). 
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen. 
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.